Visste du att dålig planering är bättre är ingen planering? Att inte ha en planering är den största tidstjuven av alla. Så om du ofta tänker "jAg TaR SaKeR sOm De KoMMer" kan jag meddela dig att det som "kommer" är massor med tidstjuvar, avbrott, stress och en känsla av att vara upptagen hela tiden fast du inte får något vettigt gjort. En plan behöver inte få 100% resultat för att den ska fungera. Se det mer som en ram, en struktur.
När det finns en plan, en ram, en struktur - vilket ord som än passar dig, så ställer det in hjärnan på problemlösning. Om du alltså har skrivit ner vad som är tänkt att hända och när har du en ram, vilket gör att hjärnan har en uppgift, den är som en målsökande missil. Under tiden kan saker och förutsättningar ändras och då är det det himla nyttigt att vara flexibel.
Kalendern bör vara din att-göra-lista
Jag och min sambo gör någonting varje minut. Vi har inga TV-kanaler, vi läser inte nyheter, vi har aldrig koll på vilka program som går på TV och för att kolla på film måste vi ta 4-5 kvällar för att vi hinner aldrig se mer än 20 minuter i taget innan vi somnar. Varje stund är uppbokad från det att vi vaknar tills det att vi somnar. Vi ser oss inte som "upptagna".
Våra dagar är alltså planerade. Det låter fullkomligt hemskt MEN i kalendern står inte bara möten och måsten, där finns också allting som hör privatlivet till, som vi prioriterat, ser fram emot och tycker om att avsätta tid till. Saker som egna dejter, middagar, utflykter, weekends, träningar, stunder som gör oss glada att se i kalendern.
En kalender får inte vara full av "måsten" och saker som gör att man suckar när man kollar vad dagen innehåller. Då har man planerat sin dag helt fel eller inte alls. Vilket också blir fel.
"Tiden mellan sakerna"
När vi pratade om just tidsslöseri nyligen och jag berättade om att jag skulle skriva denna text lyssnade han en stund och funderade lite innan han sa "du pratar alltså om tiden mellan sakerna?"
Det var EXAKT vad jag pratade om utan att ha ett uttryck för det. Så nu ska jag förklara vad jag menar.
Vi upplever oss inte så upptagna vanligtvis men alla som känner oss eller följer oss på något vis tycker att vi är galna och upptagna precis hela tiden. Skillnaden på en "galet upptagen" dag och en vanlig dag för oss är denna:
Är det saker vi planerat och vi får gjort de saker vi räknat med är det en vanlig dag. Är dagen dåligt planerad eller inte planerad händer en massa småsaker vi inte räknat med och vi måste hela tiden släcka bränder istället för att jobba på de saker vi vill och behöver = känslan av att ha varit upptagen hela dagen, stressad och ingenting vettigt blivit gjort.
Tiden mellan sakerna är alltså tid som försvinner utan att man faktiskt får någonting gjort, samtidigt känns det som att man gjort saker oavbrutet. Tiden mellan sakerna är till exempel:
- VAB
- Privata saker på arbetstid
- Sociala medier-scrollande
- Kollega avbryter mitt i ett flow
- Multitasking (don't get me started på denna ens...)
Det är alltså avbrott som gör att vi upplever oss mer upptagna än vi är. Är vi inte närvarande för att se det och tar kontroll över tiden och uppgifterna vi utsätts för blir vi som en vante i en storm, bara kastas omkring av omständigheterna.
Den magiska lösningen?
Är det bara planering det handlar om? Inte bara, även om det är en väldigt stor del. Som jag nämnde ovan, din kalender ska inte bara användas för saker som måste göras och tidsbokningar såsom tandläkare eller banken. Alla andra saker i din dag är också viktiga. Det handlar inte om att planera sin dag på minuten, inte alls. Det handlar om att skapa block av tid istället för att leva efter en to-do-lista som aldrig blir kortare.
Tidsblockering handlar om att planera varje stund av varje dag i förväg för att dedikera speciella tidsblock för olika uppgifter och åtaganden.
Distraktioner och avbrott styr hela din dag och om du inte ens vet vad du höll på med och blev distraherad från när du ser tillbaka på din dag är det en dag full av avbrott istället för en produktiv dag. Att göra tidsblock är inte en magisk lösning, det tar energi och tid att komma in i det och det krävs justeringar för att få det att fungera för dig men det kommer göra dig medveten om när du blir distraherad och om du följer dagens röda tråd eller bara kastas omkring av "brandsläckningsuppgifter" eller privata avbrott.
Googla eller Youtube'a "time blocking" så finns det massor med information i olika varianter, välj vad som funkar bäst för dig, om det är video, blogg eller bilder så att du snabbt får en uppfattning och kan komma igång.
Slutligen: Medvetenhet och närvaro
Det här kan jag inte tjata om nog. Om du inte är medveten om hur dina dagar ser ut kommer du alltid vara stressad och tro att du är upptagen. Och du kan inte bli medveten om du inte är närvarande i varje stund. "Nu händer detta, nu landar det något annat på mitt bord. Kolla, nu hamnade jag på Facebook igen, vad vad det som gjorde att jag avvek från det jag höll på med?" Att vara närvarande och se sitt beteende är hela skillnaden. Se hur du agerar under ett par dagar, vad som leder till vad, vilka känslor och tankar som dyker upp vid vissa tillfällen. Du är inte upptagen, du är oplanerad. Att göra de saker man vill och planerat är det man vill ägna sig åt, det är inte att vara upptagen och stressad. Att göra vissa saker medan man vill göra andra saker ger också känslan av att vara upptagen hela tiden. Man kommer aldrig till skott där man egentligen vill.
Att distrahera sig, prokrastinera och inte nå mål kan handla om djupare saker än dålig planering. Läs min tidigare text "Rädslan att misslyckas, var den kommer ifrån och hur du sprider den utan att du vet om det"
Den som designar sitt liv är inte upptagen, den bara lever.
